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Internacional de Desarrollo del Sector: Volver Lecciones Aprendidas Oficina de Administración

¿Por qué volver la Oficina de Administración?

En el sector del desarrollo internacional, administración de back office y las redes sociales son fundamentales para que las prácticas se mejoran. El trabajo del experto administrador para el fin de prestar de nuevo actividades de la oficina de proyectos de desarrollo incluyen una gama tan diversa de tareas administrativas y de servicios de rutina. Estos servicios realizadas en apoyo de una actividad profesional, como el seguimiento y la organización de una encuesta nacional, definiendo las directrices administrativas y de apoyo a los programas de donantes múltiples para el buen gobierno y los programas de crecimiento económico han desempeñado un papel central en los consultores trabajo en diversas regiones del mundo. Esta labor ha implicado esfuerzos para llegar a los socios interesados locales, funcionarios gubernamentales, profesionales urbanos, los empresarios y las mujeres, y de las comunidades rurales cabezas.

administración de back office ha desempeñado un papel especialmente destacado en la gestión de proyectos internacionales de desarrollo. Esto refleja la experiencia permanente de administrador expertos en muchos programas internacionales. Volver administración de la oficina ha sido estratégico para el trabajo de proyectos internacionales de desarrollo. Y la participación de expertos administrador ha sido fundamental para esfuerzos para gestionar proyectos de desarrollo. Debido a la creciente importancia de la administración de back office para proyectos de desarrollo internacional de estrategia, su potencial contribución a las futuras fases del la gestión de proyectos de desarrollo, es de vital importancia para los expertos de administrador en todos los niveles para comprender lo que la gerencia y las ciencias de la decisión sugerir, y lo que los consultores que han trabajado de la misma que han aprendido, acerca de cómo participar y aprovechar los socios locales en proyectos y redes institucionales.

  Administración 101 para los Consultores: Lecciones aprendidas

Volver administración de la oficina es una forma de actividad de gestión organizativa basada en el esfuerzo común afirma que mejorar las prácticas de los proyectos de aplicación. (2) No es necesariamente técnicos, como términos de proyectos de referencia (TdR), podrán contemplarse los aspectos técnicos de los proyectos. (3) Volver oficina de administración y no tiene los beneficios del experto administrador de estar involucrado en actividades científicas y / o de investigación estadística sin tener que hacerlo. Se da el experto administrador de los órganos de administración y puestos de trabajo de gestión que los científicos o estadísticos consideran tedioso y requiere mucho tiempo. Para el experto administrador, estos trabajos representan las tareas con un inicio definido, medio y final. Así, de nuevo administración de la oficina es una parte de los proyectos más de desarrollo donde las tareas dedicadas a la ejecución de la aplicación del proyecto se llevará a cabo (4).

No hay tal cosa como un "típico" técnicas y / o proyecto de desarrollo estadístico. proyectos técnicos pueden incorporar normas diversos proyectos, estructuras, tipos de autoridad política y los términos de referencia (TdR) que pueden ser influenciadas por las condiciones sociales e institucionales y las políticas gubernamentales. (5) Así, por ejemplo, el "sector de las microfinanzas de creación de capacidad en la encuesta de Sierra Leona» proyecto (2007/08) en la categoría del clima de negocios Fondo ACP (BizClim), una iniciativa conjunta financiadas con cargo al noveno Fondo Europeo de Desarrollo (FED), tendieron, por lo menos, tradicionalmente, de ser puramente estadística, pero las definiciones interpersonales del proyecto pone de relieve la importancia del experto administrador. Hay asuntos muy importantes de organización que participan en todos los financiados por donantes proyecto que requerirá la contratación de un experto administrador que se ocupa de estas cuestiones de manera oportuna y eficiente. (6) El experto administrador de insumos en el proyecto de la ACP-UE BizClim incluyen la organización general y el seguimiento del estudio de campo que hace el experto más influyente que el de otros expertos en el proyecto. El experto administrador es considerado como el proyecto coordinador, que permite las condiciones adecuadas en las que todos los expertos del proyecto son capaces de trabajar. (7)

Los valores de Administración, Procesos y Organización

Administrativo los valores siguen siendo profundamente arraigada en la administración de back office de los proyectos internacionales de desarrollo y han tenido una profunda influencia sobre las costumbres proyectos de desarrollo social y cultura política. (Esta observación vale para la mayor parte de los proyectos de desarrollo también.)

Estos valores incluyen la prima de alto puesto en originarias y principales cuestiones de organización que proporcionan cultura de alto rendimiento que hace hincapié en la potenciación, la calidad, la productividad y las normas, y la consecución de objetivos. Estos valores también la solidaridad del endogrupo de crianza, que se expresa en la lealtad a el equipo de expertos técnicos, (8), junto con un poderoso deseo de asegurar la inclusión adecuada de los resultados del proyecto (en el caso del proyecto BizClim, la encuesta) en el desarrollo estratégico proyecto de programa general, la garantía de coordinación operativa con los términos del contratista de referencia, lo cual se traduce en tener las habilidades necesarias, cualidades personales y los niveles de motivación para cumplir competentemente los objetivos de proporcionar la manutención de oficinas y de trabajo con las instituciones o corporaciones locales. (9)

Los procesos administrativos incluyen las formas tradicionales de servicios adaptados a apoyar de manera efectiva los expertos técnicos, para mitigar los problemas cuando sea posible y para preservar un ambiente dinámico y productivo. (10) Estos procesos se llevan a cabo de conformidad con los principios básicos de administración, que compañeros de trabajo (que son los expertos técnicos) con los recursos (es decir, recursos humanos, instalaciones físicas, así como la infraestructura de computación y sistemas) que necesitan para llevar a cabo su proyecto de investigación o servicio de la misión. (11) Además, en cooperación con los socios locales es muy importante y otras tareas de importancia incluyen la investigación y la revisión de los materiales existentes, y recomendaciones para la estructura operativa que produce. (12) el grado exacto en que estos administrativa básica procesos se aplican determinará el éxito en el cumplimiento del mandato del contratista por las necesidades de dicho servicio por el cual el experto deberá:

· Claramente comprender las necesidades de todos los actores del proyecto; (13)

· Desarrollar un enfoque de equipo sobre la base de una estrecha colaboración y el apoyo mutuo y la confianza entre el equipo de expertos y los actores locales en el proyecto; (14)

· Motivar y continúan inspirando a un auxiliar competente y capacitado locales personal en el proyecto; (15)

· Garantizar que los roles y responsabilidades para los objetivos del programa y la gestión de los recursos están claramente definidos y fáciles de entender por todos los interesados. (16)

Organizativamente, cada proyecto de desarrollo internacional a cabo en cualquier región se compone de los grupos beneficiarios anidados. En el caso de la BizClim proyecto de microfinanciación en Sierra Leona (2007/08), el beneficiario directo de la actividad es el programa de microfinanzas NaCSA así como las organizaciones asociadas (MITAF, Bosl y SLAMFI). También están los beneficiarios indirectos, que incluyen los seis IMF existentes y los cuatro bancos involucrados activamente con la comunidad MITAF así como el sector en su conjunto. (17) Los términos utilizados para describir estos grupos de interés y el significado que se les puede diferir por proyecto, sin embargo, los procesos básicos administrativos se aplican en todos los casos. Esto simplifica los esfuerzos realizados por el experto administrador que deben estar capacitados para entender las relaciones de los interesados, la dinámica, y la política en la ejecución de proyectos. (18)

La enormidad de las tareas de un proyecto y la política temas a tratar con los donantes para el desarrollo ha provocado que recurrir a aportaciones del experto administrador de apoyo para enfrentar los retos de coordinar la ejecución de proyectos. Como resultado de ello, los procesos administrativos estratégicos han cobrado mayor relevancia en la administración de back office en los últimos años. No es un error hacer hincapié en la importancia del papel del experto administrador en un proyecto o de lo que se refiere el experto administrador como el principio organizador central de cualquier proyecto de desarrollo implementado. Gran parte de back office procesos administrativos para garantizar los objetivos específicos del proyecto son constantemente perseguidos, en el caso de un proyecto de estudio, por ejemplo, las herramientas de estudio son desarrollados y probados; la investigación de campo se lleva a cabo, los datos es revisado antes de su transformación, y el análisis estadístico se lleva a cabo y el informe final elaborado. (19)

Una imagen detallada y actualizada de la oficina de apoyo administrativo sistema en los proyectos de desarrollo internacional es difícil de ver, al menos en la literatura abierta. Gran parte de lo que se conoce sobre la administración de back office se basa en perfiles proporcionados por los donantes del proyecto, y lagunas de información con frecuencia tienen que ser cubiertas por lo que el experto administrador debe hacer para garantizar la implementación exitosa de un proyecto financiado por donantes. Si bien hay una serie de compendios útiles sobre las responsabilidades tradicionales de los funcionarios administrativos en las organizaciones, son principalmente catálogos de descripción de las funciones que necesitan la mayor parte de la actualización para satisfacer las necesidades de grandes expectativas proyectos internacionales de desarrollo. (20) Por último, no ha habido un esfuerzo sistemático para evaluar el impacto de la función del experto administrador en la ejecución del proyecto y el estado de las relaciones entre el experto y administrador de todos los grupos interesados en un proyecto. En este artículo se espera que constituyen un modesto primer paso en esta dirección. (21)

El Cultural Lógica de la Oficina de Administración de la espalda y la ejecución del proyecto

¿Cómo se expresan los valores administrativos en la conducción del experto administrador? Administrador de los expertos están muy celosos de la integridad de los resultados del trabajo-en la medida en que la integridad de los resultados del trabajo ha sido descrito como el centro de consultoría "de gravedad". La cultura de la integridad de resultados del trabajo y la amenaza implícita de perder cuotas si los resultados del proyecto están en peligro puede ser un vestigio de juramento del nuevo administrador de la oficina de la participación de expertos, un compromiso de asegurar la supervivencia individual y de grupo cuando hay términos de referencia que debe respetarse estrictamente. Como resultado, las relaciones sociales entre las partes interesadas en un proyecto se caracterizan por un alto grado de preocupación por la integridad de los resultados del trabajo, el estado y plazos. (22) Un conocido Steven R. Covey proverbio expresa esta tendencia: "Buscad primero comprender y luego ser entendido". Hay quienes consideran que la cortesía y la generosidad extraordinaria de los consultores que caracterizan sus relaciones sociales hacia las partes interesadas en un proyecto como un medio para contener esta tendencia para la ansiedad y preocupación por la integridad de los resultados del proyecto. (23)

¿Cómo se explica esta tendencia? Una explicación es que es una consecuencia de lo que define un consultor. La carrera de un consultor se basa en mantener la ética y la honestidad escrupulosa que son el sello del éxito de cualquier consultor, y que preste una atención aún más a la percepción de un comportamiento ético. (24) Otra explicación es que es un rasgo característico de ser un consultor para ser eficaz y ser conscientes de los plazos del proyecto. El consultor de administrador debe tener la experiencia adecuada. El conocimiento de procedimientos de la industria, requisitos del proyecto, costos probables del proyecto, y los plazos probables del proyecto, son todos ejemplos en los que la organización inadecuadas experiencia puede resultar en costos y tiempo de explosiones. El experto administrador debe estar en contacto con los últimos avances en proyectos de administración para proporcionar el asesoramiento adecuado a los interesados del proyecto. (25)

En la administración de la oficina, el equipo de expertos de los consultores, los beneficiarios directos e indirectos del proyecto, y las afiliaciones del gobierno definir el administrador expertos la identidad y el estado de un proyecto. En consecuencia, todas las interacciones personales en un proyecto potencialmente tienen una dimensión colectiva. Expertos reunidos para un proyecto no es una opción personal, sino un asunto de equipo, con implicaciones para el estado y la reputación de todo el equipo de expertos. (26) Los conflictos entre los expertos a título individual en un equipo siempre tiene el potencial de convertirse en conflictos entre grupos que atentan contra el éxito de todo el proyecto. (27)

Las relaciones son fundamentales para proyecto de vida. En un entorno marcado por la sospecha y el potencial conflicto entre el equipo de expertos y los actores locales, la construcción y el mantenimiento de relaciones es una manera de reducir el círculo de potenciales adversarios o enemigos. (28)

Espalda administración de la oficina es sistémico, tiene que ver con las cuestiones de organización del proyecto, y las actividades realizadas constituyen la base para la acción sistémica sostenida. la interacción interpersonal es la unidad fundamental de las tareas se hagan en un proyecto. En cada ocasión, el experto administrador considera que la cooperación de toda la organización como clave para la exitosa ejecución de las tareas, sino que es general en respuesta a una tarea específica, como la selección de datos económicos que se deben incluir en un informe. (29)

Volver administración de la oficina tiene una dimensión inter-organizacionales también. Un proyecto es a menudo identificado con el gobierno de un país, su estructura de servicio civil y la sociedad civil. Por lo tanto, un experto administrador está obligado a hacer frente a todas estas estructuras a nivel profesional. (30) Para el experto administrador, el dominio administrativo de todos los proyectos de desarrollo internacional tanto por lo general consiste en negociar con un número de referencia los interesados exclusivamente especificados por los términos de referencia del proyecto. Entre los expertos del equipo, no hay fuertes presiones para alejar a estos actores en un proyecto. Debido a que el grupo de expertos (consultores) es a menudo involucrados en la cultura de más de una institución, y en cada caso se les ve como extraños al principio, los expertos deben ser capaces de ganar la confianza de extraños que pueden ser inicialmente amenazados por la presencia de consultores. El experto administrador debe ser esa persona de carácter afable, capaz de proyectar la imagen del equipo de expertos a las otras partes interesadas. Una gran dosis de humor que se dice para hacer maravillas, especialmente cuando están dirigidas a uno mismo. (31)

Algunas actividades administrativas administración adoptar la forma de hacer un uso eficaz de todo tipo de redes. Función pública y las redes de la sociedad civil se acentúa a veces por las interacciones sociales menos profesional o relaciones más personales, y puede ser movilizado en la búsqueda de intereses compartidos. Administrador de los expertos son particularmente adeptos a la movilización de las redes sociales y forjar alianzas más personal, que cuenta en parte por el éxito de los proyectos internacionales de desarrollo del sector. (32)

La araña en la Web

En general, los organismos donantes se han ocupado de expertos administrador como corredores de proyectos de energía para ayudar a administrar o implementar un proyecto, y muchas veces han tratado de cooptar a la labor del experto administrador, como parte de una estrategia de "las cosas se hagan". Otro consultores que participen en un proyecto también han dependido en gran medida al trabajo de expertos de administrador para lograr resultados de calidad del proyecto. Por tanto, es importante comprender las fuentes y límites de los derechos del administrador de expertos y la influencia de la organización. (33)

Administrador de la autoridad experta. El experto administrador tradicionalmente realiza una serie de funciones relacionadas con la vida interna del proyecto y sus relaciones con otras partes interesadas y las autoridades. El papel del administrador de expertos para el desarrollo internacional proyectos del sector involucra a más tradicionales como las funciones administrativas, y el experto administrador de cumplir una serie de funciones importantes. El trabajo del administrador de expertos ha sido la de ser la araña en la recogida de información en la web de los socios, todo a partir de datos administrativos a sus aportes técnicos, su experiencia y sus expectativas del proyecto, mientras se asegura de que los plazos del proyecto. (34)

Una tarea muy interesante es comprender a fondo todos los términos de referencia específicos de un proyecto y recibe todos los socios que les entiende y acepta a ellos también. (35) En algunos casos el trabajo parece consistir en llamar a la gente del otro farol, no los consultores participantes pero los actores locales en el proyecto. Casi sin excepción, muchas veces los actores locales con recelo la labor de los consultores, y el reto es hasta qué punto uno ha ser flexible en la mayoría de las cosas, y cuando están en tierra las cosas que importan, como las cosas se hagan de acuerdo a los términos de referencia y mantener la integridad de uno. (36) Uno tiene que estar dispuesto a señalar a la atención del órgano de contratación en estos casos, para defender la posición de uno de esos dos casos, sin poner en peligro el proyecto. (37)

El experto administrador debe tener un conocimiento profundo de cómo funciona la financiación de los donantes, y debe ser capaz de desarrollar los buenos contactos personales con la gente en el gobierno y la sociedad civil. (38) La lado positivo muy grande para el experto administrador es tener la razón en el centro de la toma de decisiones en el proyecto ejecutado y el papel del experto administrador se vuelve más importante cuando él o ella es capaz de crear las condiciones para hacer el máximo provecho de las personas que trabajan en el proyecto y sus talentos. (39) El experto administrador está más en control de su propio trabajo, ver la salida que se encuentra en algún tipo de relación con el tiempo y el esfuerzo realizado, para trabajar en proyectos que tienen un principio su fin. El experto administrador es responsable de la gestión del día a día del proyecto. El labor del experto administrador es, literalmente, la gestión de proyectos de investigación. (40) El experto administrador tiene que estar bien organizado para asegurarse de que se cumplan los plazos y todas las partes implicadas son: diplomáticos suficiente para tratar con personas de diferentes orígenes y, quizá lo más importante de todos, imperturbable. (41)

Elementos de la gestión tradicional de organización todavía aplicará en todos los proyectos del sector de desarrollo internacional. Cuestiones de gestión y de organización abundan en la entrega de los proyectos de desarrollo del sector. Por ejemplo, si la administración de la encuesta es la "línea" actividad dentro del proyecto, la responsabilidad final para la entrega se encuentra dentro de la esfera de competencia del experto administrador. (42) Y los actores más y unidades organizativas que son necesarias para transmitir los programas internacionales de desarrollo del sector, la más compleja que la entrega puede ser. La necesidad de coordinación y cooperación en los sistemas complejos es esencial para el éxito. (43)

Administrativo influencia. influencia de Administración se calcula en función de las tareas completadas. Detalles de la materia. Cada tarea para la realización exitosa de proyectos de asuntos. (44) La integridad también es importante. La integridad de los resultados del trabajo es fundamental en proyectos de desarrollo internacional. (45)

Hoy en día, como se mencionó anteriormente, la espalda administración de la oficina es generalmente más alto nivel en el que se produce una acción sostenida sociales, expertos administrador se consideran unidades de acción eficaz. Y la influencia de un experto administrador se mide generalmente en términos de su la ética del trabajo, la capacidad de asegurar los intereses del proyecto. (46)

El Sector de los donantes de hoy

Las normas de los donantes y su influencia y sus términos de referencia específicos varían, pero tienen un objetivo común: la entrega efectiva de los objetivos del proyecto. (47) Hay un buen número de organismos donantes conocidos que trabajan por el bien de la humanidad. Algunos de estos organismos donantes consultores debe saber acerca de incluir:

· La ACP Clima de Negocios Facility (BizClim), una iniciativa conjunta ACP-UE, es la demanda y las solicitudes de asistencia introdujo los contratos se ejecutan a través de los contratos marco de la comisión (beneficiario) oa través de las ofertas. A este respecto, el Órgano de Contratación es la Comisión Europea, pero la gestión diaria de cada contrato está garantizado por BizClim. (48).

· USAID, el federal independiente veces agencia del Gobierno de los Estados Unidos, a menudo colabora con las instituciones multilaterales y regionales como el Banco Africano de Desarrollo, el Banco Asiático de Desarrollo, el Banco de Pagos Internacionales Asentamientos, el Banco Europeo de Reconstrucción y Desarrollo, el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), el FIDA, el FMI, la OIM, la OCDE y el PNUD, para ejecutar proyectos en diversas partes del mundo. (49).

· El Departamento de Desarrollo Internacional (DFID) es la parte del Gobierno del Reino Unido de Gran Bretaña que gestiona ayuda a los países pobres y trabaja para eliminar la pobreza extrema y, a menudo trabaja con consultores en muchos aspectos. Cuenta con dos sedes (en Londres y East Kilbride, cerca de Glasgow) y 64 oficinas en el extranjero. También tiene más de 2500 trabajadores, casi la mitad de los cuales trabajan en el extranjero (DFID). (50)

· El Gobierno de Australia, a través de AusAID, competitivamente los contratos de trabajo ayuda a las empresas australianas e internacionales. Estas empresas utilizan sus conocimientos para entregar los proyectos de ayuda y, a menudo entrenar a la gente local para continuar los proyectos de largo después de Al final de los contratos. AusAID contribuye a programas de reducción de la pobreza mundial y regional creada por el Banco Mundial y el Banco Asiático de Desarrollo y trabaja con (AusAid). (51)

· El OCDE reúne a los gobiernos de los países comprometidos con la democracia y la economía de mercado de todo el mundo para apoyar el crecimiento económico sostenible, aumentar el empleo, aumentar la vida normas, mantener la estabilidad financiera, apoyar el desarrollo de otros países económico, contribuir al crecimiento del comercio mundial. La OCDE también utiliza una gran cantidad de ayuda de consultores independientes y acciones conocimientos e intercambios de opiniones con más de 100 países y las economías de Brasil, China y Rusia a los países menos adelantados de África (OCDE). (52)

· El PNUD está trabajando a través de sus especializados organismos como el FIDA, el UNICEF, la UNCTAD, y con una amplia gama de asociados para ayudar a crear coaliciones para el cambio de apoyar los objetivos en los planos mundial, regional y nacional, hacer una evaluación comparativa hacia ellos, y ayudar a los países para fortalecer la capacidad institucional y las políticas y los programas necesarios para alcanzar los ODM (PNUD). (53)

· El Banco Africano de Desarrollo (BAfD), la principal institución financiera de África el desarrollo, dedicada a la lucha contra la pobreza y mejorar las condiciones de vida en todo el continente a través de préstamos, inversiones de capital y asistencia técnica, también ofrece grandes oportunidades para consultores independientes. las adquisiciones financiadas por el BAfD contrato se llevan a cabo de conformidad con los requisitos estipulados en las Reglas de Procedimiento para la Contratación de Bienes y Obras y las Reglas de Procedimiento para el Uso de Consultores (BAfD). (54)

· El Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) también utiliza ayudar a los consultores para promover el desarrollo sostenible a través de préstamos, garantías, productos de gestión de riesgos y de análisis y asesoramiento los servicios. Establecida en 1944 como la institución original del Grupo del Banco Mundial, el BIRF está estructurado como una cooperativa que pertenece y es operado en beneficio de sus 185 países miembros. (55)

· El Banco Asiático de Desarrollo (BAD), a menudo asociados con los gobiernos y el sector privado para ayudar a reducir la pobreza y mejorar la calidad de vida de los miembros países en función de su Estrategia 2020, un marco estratégico a largo plazo adoptado en 2008, plantea tres programas complementarios estratégicos: el crecimiento inclusivo, el crecimiento ambientalmente sostenible, y la integración regional. (56)

Estos organismos donantes tienen sus reglas específicas y términos de referencia. (71) En el ámbito de la apoyados por la UE Investigación y Desarrollo Tecnológico Desarrollo (IDT), los socios normalmente firman un acuerdo de consorcio para organizar el trabajo y especificar ciertos derechos y obligaciones para llevar a cabo el Proyecto. Separada e independiente de consultoría las empresas son subcontratadas por la CE o el consorcio para proyectos en diversas partes del mundo. (57) y los expertos que sean contratados por las empresas con éxito el consorcio ha subcontratado están fuertemente Siempre anima a coordinar sus actividades con las actividades de otros proyectos financiados por la CE o proyectos financiados por otros donantes en la región de aplicación. El trabajo del administrador es establecer estos contactos. (58) Y teniendo en cuenta el hecho de que los expertos tienen diferentes experiencias en la ejecución del proyecto, también hay expertos en determinados temas debe saber sobre:

· Utilizar documentos en regla, las formas y la terminología como requerido por Delegación de la CE y no son documentos de base todos los consultores deben usar cuando se comunica con sus socios-las empresas contratadas por la CE o el consorcio.

· El pliego de condiciones como documento básico y obligatorio debe cumplirse estrictamente. Si el experto considera que las prestaciones solicitado o salidas están fuera de contacto de la realidad, el experto debe comunicar sus reservas en el informe inicial o con la Delegación en una forma escrita.

· Expertos debe ser paciente con las delegaciones de la CE y los beneficiarios, en caso de que el experto no está de acuerdo con los procesos de trabajo o procedimientos según las especificaciones del manual de operaciones de la CE y los términos de referencia, el experto tiene la responsabilidad de tratar de convencer a la CE o el consorcio, al justificar el valor de otras maneras se puede añadir a las prestaciones o salidas.

Expertos · debe, Sin embargo, comprender la realidad de que la CE no acepta otras normas y las formas, excepto la suya.

· Incluso cuando los consultores son subcontratados por las empresas contratadas por la CE o el consorcio, los consultores deben respetar las normas comunitarias que rigen para todos los proyectos. (59)

Lecciones aprendidas

Las manos en la experiencia con la administración de back office en proyectos internacionales de desarrollo del sector llega a la conclusión de que el experto administrador realiza un papel estratégico en contribuir al proyecto cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de trabajo, control y procesos de gestión. (60) El experto administrador crea una capacidad que las salvaguardias y refuerza la reputación del proyecto como un administrador confiable de recursos de los donantes (61).

Otras competencias necesarias funcional de experto administrativo incluyen el experto contar con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, incluyendo la capacidad de exponer un argumento coherente en las presentaciones y las interacciones de grupo. El experto deberá ser experto en el uso de la información y las comunicaciones. (62)

Las organizaciones de donantes prefieren expertos que operan dentro de sus marcos de competencias institucionales. Esperan expertos para dirigir y gestionar el cambio con integridad, honradez y confianza, siempre teniendo la mirada del contratista y los valores en la vanguardia de las acciones. Los expertos deben mantener un fuerte, actitud independiente mental y la más alta integridad y capacidad de inspirar y alimentar una cultura organizacional de ética y equidad. (63)

Como un experto, es profesionales para mantener las cuentas exactas y sistemáticas, los archivos y registros. Los registros deben identificar claramente, entre otras cosas, la base sobre la cual las facturas se han calculado. El experto deberá ser competentes en la preparación y presentación de informes periódicos sobre las actividades del proyecto al jefe de equipo del proyecto destacando entre otros sus efectos en las diferentes áreas de intervención. El experto debe También tratará de establecer puntos de referencia y objetivos para la consecución de ambos programas y actividades basados en objetivos incluyen indicadores para medir el grado de progreso y poner de relieve estos en todos los informes. (64)

Expertos No se debe intentar o cometer cualquier fraude, engaño, financiero o de procedimiento irregularidades en relación con el cumplimiento de sus obligaciones en virtud del contrato, e inmediatamente notificará al contratista de cualquier circunstancia que dio lugar a la sospecha de que la actividad ilícita como se puede producir o se haya producido. (65)

El experto no debe participar en ningún negocio personal, o profesional actividad que entre en conflicto o puedan entrar en conflicto con alguna de sus obligaciones en relación con el Contrato. (66)

El experto deberá estar familiarizado con las disposiciones de la raza las relaciones, la discriminación sexual y la discriminación por discapacidad y el experto no debe discrimina ilegalmente en el sentido y el alcance de estas disposiciones. (67)

Todos los organismos donantes respetar el medio ambiente; por lo tanto, esperamos que todos los consultores para ayudar a proteger el medio ambiente en relación con la prestación de los servicios y debe cumplir con todas las internacionales leyes, reglamentos y prácticas de los donantes. (68)

La condición de mantener el seguro de responsabilidad profesional es importante para la mayoría de las agencias donantes. Profesional indemnización del seguro proporciona indemnización financiera a un profesional o empresa con un pasivo legal de compensar a un tercero que ha sufrido lesiones, daños o perjuicios como consecuencia del incumplimiento del deber. (69)

Una vez más, los expertos deben saber acerca del uso de proyectos equipo y mantiene un inventario de los equipos, del estado y situación y hacer el inventario a disposición del contratista del proyecto. (70)

Experto deben saber que ningún gasto puede incurrir en exceso de los límites financieros y las partidas presupuestarias del proyecto sin el permiso previo y por escrito del contratista de los donantes. (71)

Para mayoría de los contratistas de los donantes, los honorarios a pagar se considerará para cubrir el costo de los sueldos, los incentivos en el extranjero, deje las asignaciones, bonificaciones, beneficios, impuestos, seguros, jubilación, días no laborables y los gastos de cualquier naturaleza que pueda incurrir excepto las disposiciones específicas contenidas en el Contrato. (72)

Donante de formas específicas y las facturas a menudo en el forma de membrete, el número de referencia del contrato y llevar una firma original se utilizan para recuperar los pagos de los donantes. (73) En efecto, el DFID, por ejemplo, facturas están numeradas secuencialmente, de fecha y marcada "A la atención del responsable de la Administración"-indicando el período, los servicios se proporcionan mediante "desde" y "A" fechas. La factura final se presenta en conexión con este Contrato debe ser refrendado "factura final". Los expertos deben saber que no todas las facturas presentadas en conformidad con el formato de donantes específicos pueden causar dilaciones indebidas en el pago. (74) Para más información de divisas, el Financial Times de Londres "Guía para el Mundial de Monedas" prevé la información necesaria sobre los tipos de cambio. (75)

Los expertos también deben familiarizarse con los procedimientos para la negociación de las reclamaciones o disputas que surjan de o en conexión Los contratos que. El Centro para el Control Eficaz de Solución de Controversias en Londres (CEDR) puede ser muy útil. CEDR es una organización independiente sin fines de lucro con una misión pública y el apoyo de multinacionales empresas, bufetes de abogados y organizaciones del sector público. (76)

En general, el experto administrador prioriza los horarios de trabajo. Alivia los expertos técnicos de los procedimientos administrativos detalles, coordina el flujo de trabajo, actualizar y persecución de las tareas delegadas para asegurar el progreso a los plazos, términos de mantener manual de referencia para asegurar un rendimiento consistente de las rutinas. (77) Para mantener la mecanismos adecuados de comunicación, el experto compone informes diarios, los datos de investigación pertinentes a los consultores técnicos pueden utilizar para apoyar la redacción final del informe del proyecto. (78) Para las reuniones, el experto hace hincapié en las reuniones del programa. El experto dispone de salas de reuniones, actúa como secretaria de actas, y se prepara minutos de acción. El experto realiza para ganarse la confianza de los interesados. Incluso dispone de transporte local. Busca una mayor participación en proyectos dentro de las áreas administrativas y de otro de competencia. administración En los niveles avanzados, back office se trata de métodos para la manipulación de piezas, sino que exija una auditoría constante de la forma en que un proyecto hace las cosas, y la voluntad de mover el bote de cumplimiento de los plazos para conseguir el trabajo hecho. (79) Estas son algunas tareas típicas:

• Estudio y entender los procedimientos internacionales de desarrollo del sector
• Recomendar medidas para mejorar los procedimientos operativos estándar.
• Tomar parte en cualquier proceso administrativo reuniones de secretaría para asegurar el seguimiento. (80)

En otras áreas, el experto se encuentra con la creación de redes con los diferentes interesados en el proyecto que están jugando un papel importante en la vida del proyecto. Hay un dicho en consultoría de desarrollo organizacional que dice que "es inútil poner la personalidad por delante del carácter, para tratar de mejorar relaciones con otros antes de mejorarnos a nosotros mismos ". objetivos de coordinación interpersonal de los proyectos es la cadencia de la administración de back office. Para desplazarse por el caos de tratar con la organización cuestiones en un proyecto, el experto administrador intenta aprovechar los pilares de ser un administrador eficaz, construida sobre pilares integridad trabajo, el respeto y la reciprocidad. El experto se basa en la intimidad de un equipo de expertos y las otras partes involucradas en el proyecto. (81)

Énfasis en las relaciones interpersonales

Algunos analistas y profesionales han argumentó que las relaciones interpersonales son fundamentales para el éxito de los proyectos. Mientras que los consultores son a menudo vistos con recelo por los operadores locales se encuentran, es responsabilidad del administrador de expertos para disipar esas sospechas. Evidentemente, el experto administrador tiene expectativas realistas sobre la influencia de los interesados del proyecto. Los expertos suelen estar bien conectados y conectado a las redes de distintas partes interesadas (esencial si se quiere garantizar las tareas del proyecto están debidamente completado) en general, han demostrado ser útiles como fuentes de información y asesoramiento y como vectores de influencia entre sus equipos y los actores locales. (82) Los expertos pueden ayudar también en la preparación de los proyectos de instrumentos técnicos y la capacitación y motivación de los encuestadores y / u otros participantes en el proyecto. (83)

A pesar de tales comprobaciones, de la importancia de las redes sociales y el hecho de que las actividades interpersonales en la administración de back office consumen entre 50 y 70 por ciento de tiempo del administrador, es notable la poca atención que se ha dedicado a este tema en la consulta a la literatura profesional. Esperamos que este artículo sobre la administración de back office impulsará un mayor interés en lo que probablemente es el proceso de trabajo más importantes en el sector de desarrollo internacional. (84)

El compromiso siguiente lecciones aprendidas, con especial énfasis en los problemas especiales de la participación de expertos de administrador-provienen de una revisión de la literatura administrativa, despachos periodísticos, entrevistas individuales y grupales con otros consultores que han servido en varias partes del mundo, y las propias experiencias del autor. (85)

Institucional y sensibilidad cultural "corazones y mentes", e intereses compartidos. Debido a la complejidad del entorno operativo en proyectos internacionales de consultoría de desarrollo, en particular cuando los participantes locales en la vista de proyecto con recelo la participación de "muy bien pagados" consultores externos, los problemas de organización son inevitables. (86) ganar los "corazones y las mentes "es lo que hace el experto administrador que es necesaria para el éxito del proyecto. Lo importante es para el experto administrador para alimentar ese espíritu de interés común en colaboración con consultores locales para alcanzar objetivos comunes. (87)

Construcción de relaciones. En los proyectos, al igual que con el, en todas las organizaciones, las personas son más confiables de las instituciones. Las relaciones personales son la base de asociaciones eficaces entre profesionales, y una condición sine qua non para la eficacia de las actividades de la organización. Estas relaciones, sin embargo, sólo puede Se establecerá y mantendrá atrayendo a los interesados en el proyecto. (88)

Las relaciones toman tiempo para construir y necesitan atención constante. "Face tiempo" con los interesados del proyecto es fundamental, incluso si no sale nada tangible de algunas reuniones, ya que el tiempo juntos es una inversión en una relación cuyos beneficios pueden no ser inmediatamente evidente. Además, estas reuniones podrían desalentar la holgura en el proyecto. (89)

La credibilidad no tiene precio, una vez destruida, es muy difícil de restablecer. Por lo tanto, es vital para cumplir sus promesas y evitar los compromisos toma de decisiones no se pueden cumplir. Las promesas rotas socavar los esfuerzos para establecer una buena relación y construir las relaciones que son esenciales para el éxito. (90) Por estas razones, el administrador expertos deberían, en la medida de lo posible, evitar las prácticas que perturban las relaciones con los socios locales, como cuando se muestra y pretender ser más sabios que cualquier otra persona en el proyecto. (91)

Implicaciones para la gestión de las Reglas de Enfrentamiento de los donantes

Si bien una discusión detallada de cómo cada uno de los donantes reglas de compromiso con externos consultores se aplican en los proyectos está más allá del alcance de este artículo, es importante reconocer el valor de la gestión del conocimiento organizacional tales.

Otra de las características de las normas de donantes que pueden ser administrativamente problemas graves de la relación entre los patrones de la ética del trabajo y las relaciones sociales entre los participantes en el proyecto. Culturas del trabajo varía en algunas partes del mundo. Este es un fenómeno generalizado en el mundo en desarrollo. (92) Investigación de las culturas de trabajo en los países en desarrollo y en África ha mostrado que la mayoría de las culturas de trabajo en el mundo en desarrollo tienen una relajada un trabajo fácil ir hábito. El experto tiene que ser paciente pero firme en la promoción de los hábitos de derecho que debe ser alimentada. El punto es hábitos de trabajo de profundizar los valores democráticos y reforzar las ventajas de gestión responsable de los proyectos. (93)

Participación como una actividad de gestión. Participación en la planificación de los escalones más bajos táctico-que son los escalones que interactúan más intensamente con la población civil (por ejemplo, los encuestadores como en el caso de una encuesta nacional)-suele ser ad hoc, muy informal, y al cabo "en la El compromiso al vuelo "por el experto administrador con poca o ninguna entrada oficial del personal. Sin embargo, es demasiado importante para hacerse de una manera, y debe abordarse como cualquier otra esenciales la gestión por actividades. (94)

Debe haber un proceso de participación de la planificación formal, con la participación de todos los elementos del personal pertinente, para identificar objetivos de compromiso, de evaluar sus motivaciones e intereses, determinar los objetivos de participación, programar reuniones y agendas establecidas. Administrador de los expertos, debería realizar exámenes posteriores a la acción para evaluar los resultados de las reuniones y el plan de y prepararse para las actividades de seguimiento. (95)

la planificación de compromiso probablemente se beneficiarían de anotar cualquier actividad emprendida en un día en un diario que ayuda a la organización y supervisar las actividades. (96)

Comprender la excelencia en consultoría. La consultoría es una profesión basada en el conocimiento, por lo que es responsable de expertos de administrador para continuar adquiriendo nuevas habilidades y conocimientos sobre la manera de satisfacer los requisitos cambiantes de misiones, o con fines de desarrollo de carrera. El experto deberá seguir invirtiendo en las correspondientes la formación para obtener y mantener la combinación de habilidades y conocimientos necesarios para lograr el mayor nivel de rendimiento en el cumplimiento de objetivos de los proyectos. la inversión adecuada en la formación para mantener y mejorar el capital del conocimiento es un recurso estratégico clave por cualquier experto administrador enérgico. (97)

Ser el experto es lo que faculta al consultor. Los interesados locales en un proyecto han tenido a veces expectativas poco realistas sobre la experiencia de los consultores. Al ser un aprendizaje individual es una necesidad. (98)

Evitar las trampas de la política institucional. Trabajar con las partes interesadas en un proyecto plantea desafíos especiales. Los interesados locales están muy conscientes de estado y competitivo, y la rivalidad y la intriga a menudo caracterizan la política institucional. Por lo tanto, la participación de expertos a menudo requiere un equilibrio cuidadoso entre los coordinadores locales, supervisores y otros grupos de población en el proyecto, para evitar crear o agravar rivalidades o conflictos. (99)

Un error específicos asociados con la política institucional son los errores de la ignorancia. Es fácil equivocarse debido a la falta de conocimiento de las culturas de trabajo en las instituciones. Por tanto, es esencial para estar íntimamente familiarizado con la historia y la política de las instituciones y las relaciones que rigen estas instituciones con el fin de evitar errores. (100)

El desafío consiste en lograr un equilibrio entre las partes interesadas que participan en un proyecto. la participación de expertos debería ser parte de un esfuerzo más amplio para realizar múltiples sectores de los interesados en un proyecto con el fin de promover un espíritu de comingling para trabajar hacia objetivos comunes. (101)

Conclusiones

Interpersonales el compromiso es, probablemente, la línea de administrador experto más importante en la administración de operaciones de back office en el ámbito del desarrollo internacional. Si los expertos lograr algún grado de éxito en el proyecto aplicación, es en gran parte porque logró la participación y la movilización de los interesados las redes de interesados.

compromiso interpersonal, sin embargo, plantea única desafíos que se derivan de las exigencias de la interacción con las comunidades interesadas cuyas normas, valores y formas de organización social divergen, en muchos sentidos, de los de los organismos donantes.

Por último, mientras que las lecciones aprendidas interpersonales participación en la administración de back office de los expertos de administrador en un proyecto internacional de desarrollo se pueden aplicar en cualquier lugar, lo que no debe ser asumida como una caso. Cada proyecto es único en su alcance, su dinámica interna y la política, y sus relaciones con los donantes. consulta de expertos independientes es la fuerza impulsora para la participación. Necesidades de la investigación y la organización surgen de todos los trabajos de consultoría para producir valor añadido a proyectos internacionales de desarrollo del sector. Volver administración de la oficina es la gestión de proyectos de investigación adecuados sobre todo para aquellos que no tienen ese apasionado interés en un área específica de la ciencia. Con la administración de back office uno tiene las ventajas de estar involucrado en la investigación científica sin tener de hacerlo. El mercado de trabajo para los expertos en el administrador de proyectos de desarrollo internacional se ve muy bien. La Oficina de Investigación del Reino Unido en Bruselas, el 'Grupo de Desarrollo de Directivos "," Las microfinanzas Puerta de enlace ',' DevNetJobs ',' Asociación de Consultores Internacionales, Devjobs, 'Eldis', 'Expat Lista ',' Idealistas ", MSI todo el mundo," Cuerpo de Paz "y" Socorro Web 'la difusión de ofertas en casi todas las semanas se ponen al día sus sitios web. Estos son nombramientos de duración limitada, pero también lo son muchos puestos de investigación y casi todos los puestos de trabajo en el sector del desarrollo internacional. Para un experto para mantener su empleo entre los servicios de consultores a corto plazo, el experto debe seguir realizando esfuerzos intensos para enviar hojas de vida al mayor número de empresas de consultoría internacionales de desarrollo como sea posible. Con un esfuerzo continuo, la comercialización intenso no buenas posibilidades de que un experto energético se mantiene ocupada.

About the Author

Kenday S. Kamara is a native of Sierra Leone, where he attended Fourah Bay College, University of Sierra Leone, 1982-1986. Kenday is an international development consultant in administration, policy development and capacity building. Kenday has consulted for VVMZ (a consulting firm based in Slovakia) as Administrator Expert for the 2007/2008 ACP-EU BizClim Microfinance Demand Survey (a project implemented for the National Commission for Social Action (NaCSA). Kenday is also consultant for Global Integrity – (an independent, nonprofit organization based in Washington, D.C., tracking governance and corruption trends around the world) and Konesens Research, Inc. – (a US-based global research and development consulting firm). Kenday is a Ph.D. scholar-practitioner in applied management and decision sciences at Walden University, specializing in leadership and organizational change. Kenday can be reached at kenday.kamara@waldenu.edu or via Skype at: medcallconsultants

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